Abwicklung der täglichen Sekretariatsaufgaben der Leitung; koordinierende und organisatorische Aufgaben; Ansprechpartner/in für interne und externe Partner/innen und Einzelpersonen im Rahmen des Publikums- und Emailverkehrs sowie am Telefon;...
Können Sie sich mit unserem Motto „Stuttgart von Beruf“ identifizieren? Dann finden Sie bei der Landeshauptstadt Stuttgart ideale Entfaltungsmöglichkeiten!
Die Vielfalt unserer Berufsfelder spiegelt sich auch in unserer bunten Personalzusammensetzung wider. Bei uns sind alle Bewerber*innen (m/w/d) gleich wertvoll und willkommen. Wir begrüßen außerdem Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten. Teilzeitarbeit ist auch auf Vollzeitstellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.
Wir suchen baldmöglichst eine*n Assistent*in für das Welcome Center Stuttgart in der Abteilung Integrationspolitik im Referat Soziales und gesellschaftliche Integration der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) und unbefristet zu besetzen.
Die Landeshauptstadt Stuttgart ist mit mehr als 15.000 Mitarbeitenden einer der größten Arbeitgeber der Region. Unter www.stuttgart.de/karriere finden Sie alle wichtigen Informationen rund um das Thema Arbeiten bei der und für die Landeshauptstadt Stuttgart.
Das Welcome Center Stuttgart für Neubürger*innen und internationale Fachkräfte ist eine gemeinsame Anlauf- und Servicestelle der Landeshauptstadt Stuttgart sowie des Welcome Service Region Stuttgart der Wirtschaftsförderung Region Stuttgart GmbH. Es bietet allen Neubürger*innen aus dem In- und Ausland, die in Stuttgart leben und arbeiten möchten, Unterstützung an, um den Zuzug und die Integration zu erleichtern. Das Team informiert und berät zu Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen, Deutsch lernen im Ausland und in Deutschland, Stellensuche und Bewerbungsprozess, Wohnungssuche, Kinderbetreuung, etc.
Ihre Aufgabenschwerpunkte:
- Abwicklung der täglichen Sekretariatsaufgaben der Leitung
- Koordinierende und organisatorische Aufgaben
- Ansprechpartner*in für interne und externe Partner*innen und Einzelpersonen im Rahmen des Publikums- und Emailverkehrs sowie am Telefon
- Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen des Welcome Center Stuttgart
- Ansprechpartner*in und Betreuung von internationalen Delegationen (Recherche, Orga- und Programmplanung)
- Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für Gremien und Besprechungen sowie Protokollführung
- Pflege der Organisations- und Ablagestrukturen
- Rechnungsbearbeitung
- Vorbereitung und Pflege von Statistiken, Präsentationen und Dokumentationen
Ihr Profil:
- Ausbildung als Kaufmann*Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation
- sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office)
- sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
- gute englische Sprachkenntnisse
- einschlägige Berufserfahrung und Erfahrungen mit Strukturen der Stadtverwaltung sind vorteilhaft
- sicheres und freundliches Auftreten, Zuverlässigkeit, eigenständiges Arbeiten, Flexibilität und Teamfähigkeit
Freuen Sie sich auf:
- eine vielfältige, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit
- Work-Life-Balance dank einer sehr guten Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch Fortbildungen und interne Weiterbildungsmöglichkeiten
- ein bezuschusstes Firmenticket
- vielfältige und verantwortungsvolle Tätigkeiten in der Schnittstelle von Verwaltung, Bürgergesellschaft und Kommunalpolitik
Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 6 TVöD. Eine Neubewertung der Stelle ist vorgesehen.
Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Frau Hofmann unter 0711 216-64646 oder
[email protected] gerne zur Verfügung.
Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 24.03.2022 an unser Online-Bewerberportal.
Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der
Kennzahl BMA/0016/2022 an das Bürgermeisteramt der Landeshauptstadt Stuttgart, Rathauspassage 2, 70173 Stuttgart, senden.
Bitte senden Sie uns im Fall einer Papierbewerbung nur Kopien ohne Plastikhüllen o. Ä., da keine Rücksendung erfolgt. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Unterlagen vernichtet.
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