Assistenz der Landrätin (m/w/d)

Annehmen von an die Landrätin herangetragenen Sachverhalten, vorpriorisieren und initiieren der Bearbeitung; Mailpostfach und Briefpost organisieren und ggf. nachbereiten;...

Willkommen im kleinsten und einwohnerstärksten Kreis Schleswig-Holsteins. Mit rund 1.000 Beschäftigten engagieren wir uns in den unterschiedlichsten Fachgebieten für das Wohl von ca. 317.000 Menschen – individuell, freundlich und verbindlich.

Das Büro der Landrätin ist verantwortlich für die Unterstützung der Landrätin bei der Leitung der Kreisverwaltung nach innen und außen. Die Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Bearbeitung von an die Landrätin herangetragenen Themen, aber auch die Recherche und Zusammenfassung von Projekten in Abstimmung insbesondere mit der Büroleitung sowie den Referent*innen der Landrätin sowie den Kolleg*innen in der Kreisverwaltung gehört zum abwechslungsreichen Arbeitstag der Assistenz.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie als

Das sind Ihre Aufgaben, die von Ihnen eigenverantwortlich zu erledigen sind:

• Annehmen von an die Landrätin herangetragenen Sachverhalten, vorpriorisieren und initiieren der Bearbeitung
• Mailpostfach und Briefpost organisieren und ggf. nachbereiten
• Aktenvermerke anfertigen: Zusammenfassung der Thematik, Priorisierung, inhaltliche Bewertung
• In Abstimmung insbesondere mit der Büroleitung eigenständige und abschließende Bearbeitung von Themen
• Datenauswertungen (u. a. mit MS Excel), Erstellung von PowerPoint-Präsentationen, Korrespondenz, internen Schriften
• Organisatorische und inhaltliche Mitwirkung an Digitalisierungsprojekten und Übernahme von fachlicher Verantwortung
• Mitwirkung bei der organisatorischen und inhaltlichen Vorbereitung von Sitzungen einschließlich der Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen und der Weitergabe von Arbeitshinweisen für die Landrätin
• Geschäftsführung der Gremien der Landrätin, u. a.: Jahresplanung der Beratungspunkte, Anforderung und Aufbereitung der Unterlagen, Versand der Einladungen, Raumbuchung und Catering, Organisation der Vorträge, Protokollführung, Beschlussverfolgung
• Büroorganisatorische Aufgaben für die Landrätin, u. a.: Verantwortung für das operative Büromanagement, Telefonate annehmen, Besucher empfangen, anlassbezogene Organisation von Gast- oder Anerkennungsgeschenken, Reiseplanung, Bearbeitung von Krankmeldungen, Materialbeschaffung und -verwaltung, Budgetverwaltung
• (Video-)Konferenzen eigenständig organisieren und vorbereiten

Das bringen Sie mit:

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten mit 2. Angestelltenprüfung, die Befähigung für das 1. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 oder eine Ausbildung zum*zur Kaufmann*Kauffrau für Büromanagement mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Assistenz
• Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in den MS-Office-Anwendungen und Videokonferenz-Formaten
• Empathischen und strukturierten Umgang mit allen in- und externen Akteuren
• Sehr gute Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeiten
• Kooperations- und Kompromissfähigkeit
• Flexibilität und eine lösungsorientierte Arbeitsweise
• Eine hohe Belastbarkeit und teamorientiertes Handeln
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein

Darauf können Sie sich freuen:

• Auf eine unbefristete Stelle in Vollzeit (39 Stunden/Woche) und bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen eine Eingruppierung bis zur EG 9c TVöD/A11
• Eine tarifliche Jahressonderzahlung und ein jährliches Leistungsentgelt sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Ein großes Angebot in- und externer Fortbildungen
• Vielfältige Angebote unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Eine große Anzahl an Betriebssportmöglichkeiten und unser Firmenfitnessprogramm in Zusammenarbeit mit qualitrain
• Beteiligung an Ihren Fahrtkosten im Rahmen eines HVV-ProfiTickets

Neugierig geworden?

Dann sind wir schon gespannt auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen, die Sie bitte bis zum 18.07.2021 im Internet unter 'Aktuelle Stellenangebote' über unser Online-Bewerbungsportal einstellen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Personen jeden Geschlechts, um in den Teams ein ausgewogenes Verhältnis zu haben. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt.

Für Rückfragen zum Aufgabengebiet und zu den Anforderungen des Arbeitsplatzes steht Ihnen gern Frau Birgit Köhnke unter Telefon (04121) 4502 4405 zur Verfügung. Ihre Ansprechpartnerin zum laufenden Auswahlverfahren ist Frau Maren Eggers, Telefon (04121) 4502 1158.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Kreis Pinneberg
karriere.kreis-pinneberg.de