Assistenz für das Vorzimmer des örtlichen Personalrats (m/w/d)

Organisation und Koordination der Tagesstruktur (inklusive Terminmanagement und Verwaltung von Wiedervorlagen inklusive Fristenkontrolle); Beschwerdemanagement als erste Anlaufstelle für Anliegen der Mitarbeitenden an den örtlichen Personalrat;...

Assistenz für das Vorzimmer des örtlichen Personalrats (m/w/d)

Sie wollen die Arbeit des örtlichen Personalrats des Bezirks Oberbayern mit Ihrer beruflichen Erfahrung unterstützen und streben einen sicheren Arbeitsplatz an, an dem man Ihre beruflichen Ziele ebenso unterstützt wie Ihren Wunsch nach flexiblem Arbeiten in einer wertschätzenden Umgebung? Dann ist Ihr Platz bei uns: Im Vorzimmer des örtlichen Personalrats brauchen wir Ihr Wissen und Engagement, damit die Belange der Mitarbeitenden des Bezirks Oberbayern gehört und vertreten werden können.

Zum 01.04.2024 sind folgende zwei unbefristete Teilzeitstellen im Umfang von jeweils 50% (derzeit 19,5 Wochenstunden) oder auch zusammengefasst als Vollzeitstelle (derzeit 39 Wochenstunden) in Entgeltgruppe 8 TVöD/VKA zu besetzen:

Assistenz für das Vorzimmer des örtlichen Personalrats beim Bezirk Oberbayern

(Kennziffer 2023/60100-1)

Wir sind für die Menschen da. Welche Aufgaben erwarten Sie?

• Allgemeine Assistenztätigkeiten für den örtlichen Personalrat und seine Vorsitzenden:
• Organisation und Koordination der Tagesstruktur (inklusive Terminmanagement und Verwaltung von Wiedervorlagen inklusive Fristenkontrolle)
• Beschwerdemanagement als erste Anlaufstelle für Anliegen der Mitarbeitenden an den örtlichen Personalrat
• Unterstützende Aufbereitung der Korrespondenz
• Die Bearbeitung von schriftlichen und mündlichen Anfragen (digital und analog)
• Koordinierung von Fortbildungs- und Dienstreisen für Personalratsmitglieder (inklusive Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen)
• Dokumentenverwaltung, insbesondere Digitalisierung und Archivierung von Unterlagen
• Pflege der Intranetseiten für den Bereich des örtlichen Personalrats
• Vorbereitung von Vorträgen und Erstellung von Präsentationen einschließlich Datenrecherche, -aufbereitung und -zusammenstellung
• Organisation, Koordination, Betreuung und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen, Gesprächsterminen, Gremiensitzungen sowie Wahlen (inklusive Terminmanagement, Raumbuchung, Bestellung des Konferenzservices sowie Protokollführung und -auswertung)
• Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen für die Mitarbeitenden des Bezirks Oberbayern
• Mittelbewirtschaftung / Budgetverwaltung, Haushaltsüberwachung und Rechnungsabwicklung (Vornahme von Buchungen in „proDoppik“)

Vom Verwalten zum Gestalten – das bringen Sie mit:

• Sie besitzen eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung / einen erfolgreichen Abschluss:
• in der 2. Qualifikationsebene, Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen (fachlicher Schwerpunkt nichttechnischer Verwaltungsdienst), oder
• als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) (VFA-K) (Fachbereich Kommunalverwaltung) oder
• des Beschäftigtenlehrgangs I (ehemaliger Angestelltenlehrgang I) oder
• zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement (IHK) – ehemals Bürokaufmann (m/w/d), Kaufmann (m/w/d) für Bürokommunikation – oder
• einen anderen vergleichbaren Abschluss (IHK) in einer kaufmännisch-verwaltungsbezogenen Fachrichtung
• Einschlägige nachweisbare Berufserfahrung (von mindestens zwei Jahren) im Sekretariats- / Assistenzbereich (inklusive Büroorganisation) sowie in der Betreuung von Sitzungen und der Protokollführung
• Vertiefte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit den modernen Kommunikationsmitteln, insbesondere MS-Office-Produkten (wie z.B. Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift sowie sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik (mindestens C1-Niveau)
• Kenntnisse in der Anwendung der Programme „RIS“ (Ratsinformationssystem) und „proDoppik“ oder die Bereitschaft, sich in diese und ggf. andere, neue Programme einzuarbeiten
• Bereitschaft zu gelegentlichen Arbeiten außerhalb der Rahmenarbeitszeit im Hinblick auf Veranstaltungen
• Absolute Diskretion und Verschwiegenheit
• Sehr gutes Organisations- und Kommunikationsvermögen sowie eine ausgeprägte Teamfähigkeit
• Selbstständige, zuverlässige und gründliche Arbeitsweise (inklusive Termintreue) sowie Flexibilität in Bezug auf neue Herausforderungen
• Freundliches und sicheres Auftreten (besonders in Stresssituationen) sowie die Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit allen Schnittstellenbereichen
• Eigeninitiative und ein ausgeprägtes Serviceverständnis

Darauf dürfen Sie sich freuen:

Wir sind ein öffentlicher Arbeitgeber und bieten neben sinnvollen, abwechslungsreichen Tätigkeiten folgende Benefits:

• Chancengleichheit und Diversität sind uns wichtig
• Arbeiten in einem guten Betriebsklima und einer wertschätzenden Führungskultur
• Eine fundierte Einarbeitung, die Sie klar und strukturiert an die neue Aufgabe heranführt, sowie individuelle Unterstützung durch das ganze Team
• Ausgezeichnete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie eine E-Bibliothek
• Vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z.B. flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten und eine Kinderbetreuung in der betriebseigenen Kinderkrippe
• Einen Arbeitsplatz mitten in München mit guter Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel
• Einen Fahrtkostenzuschuss für MVV und Bahn
• Die Möglichkeit, Homeoffice zu nutzen
• Unterstützung bei der Wohnungssuche durch eigene Wohnungsangebote
• Eine attraktive Großraum- bzw. Ballungsraumzulage
• Absicherung fürs Alter durch die Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes
• Eine eigene Kantine
• Betriebliche Gesundheitsförderung und Sportangebote im Haus
• Die Möglichkeit eines Fahrradleasings

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, die Sie uns bitte bis zum 22.10.2023 unter Angabe der Kennziffer 2023/60100-1 bevorzugt über [email protected] zukommen lassen.

Für Fragen steht Ihnen folgende Ansprechpersonen gerne zur Verfügung:

BEZIRK OBERBAYERN
Personalreferat, Frau Kovac
80535 München
[email protected]
Tel.: 089 2198-14102

BEZIRK OBERBAYERN
Personalratsvorsitzende, Frau Ertas
80535 München
[email protected]
Tel.: 089 2198-60100

https://www.bezirk-oberbayern.de/jobs-karriere

Der Bezirk Oberbayern ist als kommunale Gebietskörperschaft zuständig für die rund 4,6 Millionen Menschen in der Region. Wir sind einer der größten deutschen Hilfezahler für Menschen mit Behinderungen und für Pflegebedürftige. Wir erfüllen aber nicht nur soziale und gesundheitliche Aufgaben, sondern engagieren uns als Träger von Museen, Schulen und Fachberatungen auch für Kultur, Bildung, Heimat und Umwelt. Finanziert wird der Bezirk Oberbayern über die oberbayerischen Landkreise und kreisfreien Städte. Aus ihnen kommen die gewählten Mitglieder des Bezirkstags, der als politisches Gremium die Aufgaben des Bezirks gestaltet.

Hier erfahren Sie mehr über die Umsetzung der DSGVO bei uns:
https://www.bezirk-oberbayern.de/Bewerber-Datenschutz.

Der Bezirk Oberbayern ist vielfältig, genauso wie seine Mitarbeitenden. Daher begrüßen wir alle Bewerbungen unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, ethnischer sowie sozialer Herkunft und Nationalität, Religion, Weltanschauung, sichtbaren und nicht sichtbaren Behinderungen. Wir freuen uns auf Bewerbungen von Menschen mit einer Schwerbehinderung. Diese werden bei gleicher Eignung bevorzugt.