Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Amtsleitung (Sicherstellung der Erreichbarkeit telefonisch sowie bei digitalem und analogem Posteingang; Führung des Schriftverkehrs sowie Sitzungsgelder); Erledigung von Sonderaufgaben für die Amtsleitung;... Assistenz (m/w/d) der Amts- und Abteilungsleitung für das Kreisjugendamt
Geschäftszeichen: 11.1/2/53/2024
Der Main-Kinzig-Kreis ist der einwohnerstärkste Landkreis Hessens. Auf einer Gesamtfläche von rund 1.400 Quadratkilometern leben mittlerweile rund 431.000 Menschen. Die große Vielfalt der Lebensräume und die unmittelbare Nähe der Metropole Frankfurt sowie der Rhein-Main-Region machen den Main-Kinzig-Kreis als Wirtschafts-, Wohn- und Lebensstandort attraktiv.
Für das Kreisjugendamt – mit Sitz in Gelnhausen - suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet für 2 Jahre, eine
Assistenz (m/w/d)
der Amts- und Abteilungsleitung
Aufgaben:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Amtsleitung (Sicherstellung der Erreichbarkeit telefonisch sowie bei digitalem und analogem Posteingang; Führung des Schriftverkehrs sowie Sitzungsgelder)
- Führen und Bearbeiten von Personalangelegenheiten der rund 170 Mitarbeiter*innen (Zeiterfassung, Dienstbefreiung, Krankendatei, Urlaubsdatei, Homeoffice-Regelungen) sowie regelmäßige und selbstständige Berichterstattung an die Amts- und Abteilungsleitungen
- Sitzungsmanagement (Vorbereitung, Organisation, Betreuung und Begleitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, auch digital per Videokonferenz oder extern)
- Krisenmanagement (Beschwerden registrieren und Ablauf koordinieren; zielgerichtete Weiterleitung von Eingängen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit)
- Kommunikations- und Informationsmanagement (interne und externe Terminkoordination für die Amtsleitung; Einholung, Vor- und Nachbereitung von Auskünften und Unterlagen; Pflege digitaler Umlauf von Fachexperten)
- Ablage- und Wiedervorlagemanagement sowie Archivierung
- Erledigung von Sonderaufgaben für die Amtsleitung
Das Stellenprofil erfordert:
- Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. einen vergleichbaren Ausbildungsabschluss im öffentlichen Sektor oder eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r
- Nachgewiesene, einschlägige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
- Sichere Anwendung von Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und weiterer EDV-Systeme sowie Internetrecherchen
- Wertschätzende, vertrauensvolle und verbindliche Kommunikation
- Sicheres Auftreten und eine sehr gute mündliche sowie schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- Sorgfältige, eigenverantwortliche und termingerechte Aufgabenwahrnehmung
- Schnelle Auffassungsgabe und einen guten Überblick, auch bei hoher Belastung
- Ein hohes Maß an Flexibilität und Organisationsgeschick
- Die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung
Unser Angebot:
- Vollzeitstelle, befristet für 2 Jahre
- Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist grundsätzlich möglich
- Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD
- Betriebliche Altersvorsorge
- Bedarfsorientierte Fort- und Weiterbildungsangebote
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Kostenfreie Parkmöglichkeiten, kostengünstiges Jobticket, hauseigene Kantine
Ihr Kontakt:
Zur Klärung Ihrer fachlichen und inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen die Amtsleiterin Frau Hentschel, Tel: 06051/ 85 11301, gerne zur Verfügung.
Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren finden Sie unter: www.mkk.de
Bewerbungsfrist: 04.08.2024
Wir bevorzugen Online-Bewerbungen direkt über unser Jobportal. Bewerbungen per Mail an [email protected] sind möglich. Bewerbungen per Post sollten keine Originale oder Mappen beigelegt werden – auf Grund der Fülle der Verfahren ist es leider nicht möglich, Bewerbungsunterlagen zurückzusenden. Diese richten Sie bitte unter Angabe des Geschäftszeichens 11.1/2/53/2024an: Kreisausschuss des Main-Kinzig-Kreises, Amt 11.1 – Personaldisposition, Barbarossastraße 24, 63571 Gelnhausen.
