Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Versierte Unterstützung der GF im Tagesgeschäft; Monitoring und Sicherstellung der reibungslosen Abläufe im Office-Management; Terminkoordination für die GF und für gemeinsame Termine des ganzen ZIF-Teams;...

Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Das Berliner Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF) gGmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet einen

Assistenten der Geschäftsführung (m/w/d)

in Vollzeit (39 Wochenstunden).

Wer wir sind

Das Berliner Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF) gGmbH wurde 2002 in engem Zusammenwirken von Bundesregierung und Bundestag gegründet. Alleiniger Gesellschafter ist die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Auswärtige Amt. Die Aufga­be des ZIF ist es, einen deutschen Beitrag zur Stärkung internationaler Kapazitäten zu Krisenprävention, Konfliktlösung und Frie­dens­konsolidierung zu leisten. Das ZIF setzt diesen Auftrag mit zahlreichen Leistungen in Training, Human Resources, International Capacity Development sowie Analyse und Politikberatung im In- und Ausland um. Deutsche zivile Fach- und Führungs­kräfte arbeiten in über 40 internationalen Friedenseinsätzen weltweit. Das ZIF ist aufgrund des im Juli 2017 überarbeiteten Sekun­dierungs­gesetzes sekundierende Einrichtung und Arbeitgeber für zivile Expertinnen in Friedenseinsätzen der EU, OSZE, UN und weiteren aufnehmenden Organisationen. Zudem vermittelt das ZIF jährlich mehrere hundert Wahlbeobachter:innen in Missionen der EU und OSZE.

Ihre Aufgaben

In dieser Position tragen Sie zur Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung (GF) bei. Sie arbeiten eng mit der Geschäfts­führerin des ZIFs, ihrer Stellvertreterin und der Referentin der GF zusammen, kümmern sich um alle organisatorischen und administrativen Belange und sorgen für eine reibungslose Kommunikation nach innen und außen. Zu Ihren Aufgaben zählen:

• Versierte Unterstützung der GF im Tagesgeschäft;
• Monitoring und Sicherstellung der reibungslosen Abläufe im Office-Management;
• Terminkoordination für die GF und für gemeinsame Termine des ganzen ZIF-Teams;
• Schnittstelle und Ansprechpartner der GF für die Teams im ZIF;
• Mitarbeit bei der Planung und Umsetzung digitalen Arbeitens und digitaler Veranstaltungsformate;
• Vor- und Nachbereitung von Treffen und Veranstaltungen inkl. Einladungsmanagement und Protokollführung ;
• Planung und Organisation der ZIF-Gremiensitzungen;
• Empfang und Betreuung von deutschen und internationalen Gästen;
• Planung und Organisation von Dienstreisen;
• Formulierungssichere Korrespondenz auf Deutsch und Englisch; Lektorat von Korrespondenzen, Schreiben, Dokumenten und Publikationen in deutscher und englischer Sprache;
• Kommunikation und Koordination mit Partnern, Lieferanten und Dienstleistern des ZIF;
• Schnittstelle zum Empfangs- und Konferenzsekretariat;
• Datenbank- und Netzwerkpflege, Aufbereitung und Bereitstellung von Statistiken und Auswertungen, Fristenüberwachung;
• Überwachung, Pflege und Aktualisierung des Dokumentations- und Ablagesystems.

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokaufmann/-frau, Fremdsprachen- oder Europasekretär/in oder vergleichbare Berufserfahrung in ähnlicher Position;
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung;
• Sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket und möglichst mit einer CRM-Kontaktdatenbank;
• Interesse an und gute Kenntnisse in Digitalisierung und sozialen Medien;
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift;
• Stilsichere Umgangsformen, freundliches und verbindliches Auftreten;
• Eigenständige, strukturierte und verantwortungsvolle Arbeitsweise;
• Teamfähigkeit und Flexibilität;
• Kommunikationsstärke, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit;
• Selbständigkeit und Organisationsgeschick.

Was wir bieten

• Eine interessante Tätigkeit in einem internationalen Umfeld;
• Ein professionelles und freundliches Arbeitsklima in einem engagierten Team; Vereinbarkeit von Beruf und Familie;
• Mobiles Arbeiten an einem Tag wöchentlich;
• Vergütung nach TVöD Bund Entgeltgruppe 9b bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen.

Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen bevorzugt berücksichtigt.

Wir berücksichtigen Bewerbungen mit folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Tabellarischer Lebenslauf
• Nachweis des Berufsabschlusses
• Arbeitszeugnisse

Bitte übersenden Sie Ihre Bewerbung mit dem Stichwort „Assistenz GF" per E-Mail bis spätestens 02.05.2021 an [email protected]

Für Rückfragen zur ausgeschriebenen Position steht die Verwaltungsleiterin, Frau Luisa Lampe-Traupe (030-52 00 565-28), zur Verfügung.