Assistenz (m/w/d) der Projektdirektion im Projekt Polarstern II

Eigenständiges und lösungsorientiertes Büromanagement; Organisation der Informations- und Kommunikationsflüsse (intern/extern), inklusive Korrespondenzen auf Englisch und Deutsch;...

Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung.

Hintergrund

Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung (AWI) plant den Neubau eines multifunktionalen, eisbrechenden Polarforschungs- und Versorgungsschiffes „POLARSTERN II“ (PS II). In Abstimmung mit dem Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) führt das AWI den Planungs- und Beschaffungsvorgang des Baus einschließlich der Bauaufsicht als Auftraggeberin durch. Hierfür hat das AWI ein Projektteam von Wissenschaftler/ innen, Techniker/innen, Kaufleuten und Jurist/innen aufgebaut.

Als Assistenz der Projektdirektion unterstützen Sie die PS II Projektdirektion im alltäglichen Tagesgeschäft und stellen die Arbeitsfähigkeit des Projektteams in Abstimmung mit den einzelnen Projektabteilungen sicher. Dafür suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt engagierte Mitarbeiter/innen, die mit Ideen und Knowhow zum Projekterfolg beitragen wollen.

Aufgaben

• Eigenständiges und lösungsorientiertes Büromanagement
• Organisation der Informations- und Kommunikationsflüsse (intern/extern), inklusive Korrespondenzen auf Englisch und Deutsch
• Unterstützung der Projektbuchhaltung durch Vorprüfung von Rechnungen
• Unterstützung der Durchführung von Beschaffungen
• Selbstständige Koordination und Organisation bei der Vor- und Nachbereitung von Projektbesprechungen und Workshops
• Pflege der Projektdatenbanken und Projektlaufwerke
• Eigenständiges Prüfen von Projektunterlagen in deutscher und englischer Sprache

Voraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne mit Bezug zur Schiffsindustrie
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Assistenz von Projektleitungen
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in EDV (z.B. Office-Software, SAP, Videokonferenz-Software)
• Gute Kenntnisse in Logistik und Beschaffung
• Gute Englisch-Kenntnisse (Englisch B2-Niveau bzw. Bereitschaft zur Weiterbildung)
• Eine selbständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Bereitschaft zur Einarbeitung in wechselnde und neue Fragestellungen
• Hohes Kommunikationsvermögen
• Organisationstalent, Flexibilität, Eigeninitiative und Teamfähigkeit
• Bereitschaft zu Dienstreisen im europäischen Ausland

Wünschenswerte Fähigkeiten und Kenntnisse

• Kenntnis von Institutsstrukturen
• Technisches Verständnis

Weitere Informationen

Weitere Informationen erhalten Sie bei Johanna Maltby ([email protected]; +49(471)4831-1232).

Die Stelle ist auf 5 Jahre befristet und wird in Vollzeit ausgeschrieben. Die Tätigkeit eignet sich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis Entgeltgruppe 8 möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist Bremerhaven.

Wir bieten

• exzellente Forschung
• Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
• Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle, auf andere Stellen hin und aus dem AWI heraus
• eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie – auditiert, und noch mehr als das
• herausragende Forschungsinfrastruktur – Schiffe, Stationen, Flugzeuge, Labore und mehr
• ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
• Grundlagenforschung mit gesellschaftlicher und politischer Relevanz
• flache Hierarchien – Freiheit und Verantwortung
• spannende Themen – auch in Technik, Verwaltung und Infrastruktur

Chancengleichheit ist ein fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Das AWI strebt die Erhöhung des Frauenanteils an und ermutigt daher qualifizierte Interessentinnen ausdrücklich zur Bewerbung.

Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt. Über verschiedene Maßnahmen wird gezielt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gefördert. Aufgrund unserer familienbewussten Personalpolitik wurde uns das Zertifikat zum Audit „Beruf und Familie“ verliehen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Bewerben können Sie sich bis zum 28. Februar 2023 ausschließlich online.
Referenznummer: 23/33/D/Dir-b