Assistenz (Sekretariat) (m/w/d)

Büromanagement (Post- und E-Mail-Bearbeitung, Telefondienst, Ablage und Aktenführung); Wiedervorlage führen und überwachen; Vereinbarung, Koordination und Vorbereitung von Terminen des Bürgermeisters; Vorbereitung und Organisation;...

Glandorf mit ca. 6.700 Einwohnern liegt im südlichen Landkreis Osnabrück mitten im
Städtedreieck Osnabrück, Münster und Bielefeld.

Die Gemeinde Glandorf sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Teilzeit
(19,5 Wochenstunden) eine/n

für das Vorzimmer des Bürgermeisters.

Ihre Aufgaben sind im Wesentlichen:

• Büromanagement (Post- und E-Mail-Bearbeitung, Telefondienst, Ablage und Aktenführung)
• Interne und externe Korrespondenz
• Wiedervorlage führen und überwachen
• Vereinbarung, Koordination und Vorbereitung von Terminen des Bürgermeisters
• Vorbereitung und Organisation von internen Besprechungen mit Protokollführung
• Vorbereitung und Organisation von Sitzungen der politischen Gremien der Gemeinde Glandorf (Koordinierung der Einladungen und Erstellung von Vorlagen sowie die Protokollführung im Verwaltungsausschuss und Rat)
• Ansprechpartner und Schnittstelle in der Verwaltung

Änderungen in der Aufgabenzuordnung bleiben vorbehalten.

Ihr Profil:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung, z.B. Verwaltungsfachangestellte/r oder Kauffrau/-mann für Büromanagement
• Loyalität und Diskretion
• selbständige Arbeitsweise und organisatorische Befähigungen
• sicheres Auftreten, Belastbarkeit und soziale Kompetenz
• Eigeninitiative, Flexibilität und Zuverlässigkeit
• sichere und klare Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• souveräner Umgang mit den MS-Office-Standardprogrammen
• Bereitschaft, sich in fachspezifische Software einzuarbeiten
• Bereitschaft, an den Sitzungen der politischen Gremien auch in den Abendstunden teilzunehmen (etwa ein bis zwei Termine pro Monat)

Wünschenswert:

• Erfahrungen in der Kommunalen Verwaltung
• Kenntnisse im Bereich der Software „Session Sitzungsmanagement“

Wir bieten Ihnen:

• eine unbefristete Teilzeitstelle (19,5 Wochenstunden) mit einer Vergütung nach Qualifikation und beruflicher Erfahrung bis EG 6 TVöD
• ein abwechslungsreiches und interessantes Aufgabengebiet in einem motivierten Team
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten im Rahmen der gleitenden Arbeitszeit
• die betriebliche Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes inkl. Leistungsentgelt und Sonderzahlung
• die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Möglichkeiten der persönlichen Weiterentwicklung durch Aus- und Weiterbildung

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns bis zum 17.04.2023 auf Ihre aussagekräftige, vollständige Bewerbung an die Gemeinde Glandorf, Bürgermeister,
Münsterstr. 11, 49219 Glandorf, oder auch gerne per Mail an [email protected] .

Ansprechpartner für Ihre persönlichen Fragen ist Bürgermeister Torsten Dimek unter Telefon 0 54 26 / 94 99 -16.