Bürokaufmann/frau / Verwaltungsfachangestellter für das Sekretariat (m/w/d)

Organisation des Sekretariats zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe; Unterschriftsreife Vorbereitung der administrativen Vorgänge; Terminplanung / Terminkontrolle für die AMZ-Leitung;...

Arbeitszeit­modelle – vielfäl­tig und flexi­bel

Betriebliche Alters­vor­sorge – abge­sichert und zukunfts­orien­tiert

Firmen­ticket – ver­günstigt zum Arbeits­platz

Gesundheits­angebote – Sport, Fit­ness und Präven­tion

Aus-, Fort- und Weiter­bildung – Quali­fika­tion nach Maß in der inter­nen Gesundheits­aka­demie

Personal­ent­wick­lung – Unter­stützung auf dem persön­lichen Karriere­weg

Vereinbarkeit von Beruf & Familie – zerti­fiziert als familien­gerech­tes Unter­nehmen seit 2007

Internatio­nali­tät und Diver­sity – Charta der Viel­falt

Tarif­verträge – attrak­tives Gehalt mit regel­mäßi­gen Ent­gelt­stei­gerun­gen sowie ver­bind­liche Rahmen­bedin­gun­gen

DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Uni­versitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als mo­dernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Arbeitsmedizinisches Zentrum

Alle Campi

Wir suchen Sie zur Mitarbeit im Arbeitsmedizinischen Zentrum für die Übernahme von Sekretariatsaufgaben. Wir freuen uns auf Ihren engagierten Einsatz in unserem multiprofessionellen Team von aktuell 65 Mitarbeitenden, bei dem gemäß dem Leitbild des AMZ die Gesundheit der betreuten Menschen und Organisationen im Mittelpunkt steht. Wir gehen davon aus, dass eine Flexibilität hinsichtlich der Einsatzzeit sowie des Einsatzortes (standortübergreifende Vertretung am CBF / CVK) besteht.

Ihr Aufgabengebiet:

• Organisation des Sekretariats zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Unterschriftsreife Vorbereitung der administrativen Vorgänge
• Terminplanung / Terminkontrolle für die AMZ-Leitung
• Bearbeitung und Verwaltung des Postein- und -ausgangs, Verteilung innerhalb des AMZ sowie Aufbau, Pflege und Strukturierung des Ablagesystems für den Schriftverkehr
• Selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs inkl. Versand und Archivierung
• Eigenständige Organisation des Sekretariats inkl. der Bestellung von Materialien
• Selbstständige Erledigung aller Schreib- und Büroaufgaben, auch nach Phonodiktat
• Unterstützung des Leiters bei seinen Informations-, Repräsentations- und Kontrollaufgaben
• Führen und Verwaltung der Wiedervorlage
• Vorbereiten und Protokollierung von Besprechungen, inhaltliche Vorbereitung der jeweiligen Vorgänge
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen sowie Videokonferenzen
• Unterstützung bei der Ausbildung von Auszubildenden im Verwaltungsbereich

Ihr Profil:

• Mind. 3-jährige abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann*frau im Gesundheitswesen, Bürokaufmann*frau, Verwaltungsfachangestelle*r oder vergleichbarer Berufsabschluss
• Gute Kenntnisse der medizinischen Nomenklatur
• Sehr gute Orthografiekenntnisse
• Sehr gute PC-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office-Software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, MS Teams)
• Eigenständige Erledigung der täglichen Routineaufgaben sowie selbstständige Priorisierung der Arbeitsaufgaben
• Erfahrungen im Umgang mit digitaler Kommunikation
• Sehr gute Kenntnisse in der Büroorganisation
• Erfahrung im Sekretariatsmanagement, inkl. effektiven Terminmanagements
• Überdurchschnittliches Verantwortungsbewusstsein sowie Organisationsvermögen und Zeitmanagement
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
• Hohe Teamfähigkeit

KENNZIFFER: So.62.21

BEGINN: ab sofort

BESCHÄFTIGUNGSDAUER: unbefristet

ARBEITSZEIT: 39 Stunden / Woche

VERGÜTUNG: Entgeltgruppe 7 gem. TVöD VKA-K unter Berücksichtigung von Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen: www.charite.de/karriere/

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Marina Boenigk, unter der Telefonnummer 030/450570702 oder per E-Mail an [email protected] zur Verfügung.

Bitte senden Sie sämtliche Bewerbungs­unterlagen, wie. z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden usw. unter Angabe der Kennziffer bis zum 05.06.2021 an folgende Adresse: Charité – Universitätsmedizin Berlin Arbeitsmedizinisches Zentrum Leitung Harald Bias Augustenburger Platz 1 13353 Berlin [email protected]

DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Gleich­zeitig wird eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungs­positionen angestrebt und dies bei gleich­wertiger Qualifikation im Rahmen der rechtlichen Möglich­keiten berück­sichtigt. Ebenso ausdrück­lich erwünscht sind Bewerbungen von Menschen mit Migrations­hintergrund. Schwer­behinderte Bewerbe­rinnen und Bewerber werden bei gleicher Quali­fika­tion bevorzugt. Ein poli­zei­liches Führungs­zeugnis, gege­benen­falls ein erweitertes Führungs­zeugnis ist vorzulegen. Eventuell anfallende Reise­kosten können nicht erstattet werden.

DATENSCHUTZHINWEIS: Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungs­verfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z. B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten ge­spei­chert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z. B. Behörden) zur Wahrung be­rechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren zu, diese finden Sie hier.