Direktionsassistenz (w/m/d) für das zentrale Institutsekretariat

Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle aller administrativen Vorgänge des Institutssekretariates, insbesondere Unterstützung der Institutsleitung im operativen Bereich;...

Arbeitszeit­modelle – vielfäl­tig und flexi­bel

Betriebliche Alters­vor­sorge – abge­sichert und zukunfts­orien­tiert

Firmen­ticket – ver­günstigt zum Arbeits­platz

Gesundheits­angebote – Sport, Fit­ness und Präven­tion

Aus-, Fort- und Weiter­bildung – Quali­fika­tion nach Maß in der inter­nen Gesundheits­aka­demie

Personal­ent­wick­lung – Unter­stützung auf dem persön­lichen Karriere­weg

Vereinbarkeit von Beruf & Familie – zerti­fiziert als familien­gerech­tes Unter­nehmen seit 2007

Internatio­nali­tät und Diver­sity – Charta der Viel­falt

Tarif­verträge – attrak­tives Gehalt mit regel­mäßi­gen Ent­gelt­stei­gerun­gen sowie ver­bind­liche Rahmen­bedin­gun­gen

DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Uni­versitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als mo­dernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

CC12 Institut für Medizinische Immunologie

Charité Campus Virchow-Klinikum

Das Institut für Medizinische Immunologie (IMI) hat als Schwerpunkt klinisch translationale Forschung und Patientenversorgung mit einem Team aus Wissenschaftlern*innen und Fachärzten*innen unter­schiedlicher Disziplinen, MFAs und Study Nurses. In der Immundefekt-Ambulanz werden jährlich über 1.000 erwachsene Patientinnen und Patienten mit Verdacht auf Immunfunktionsstörungen (Immundefekte) und Infektionsneigung betreut. Patienten*innen mit dem Chronischen Fatigue-Syndrom und long Covid werden über Sprechstunden des dem Institut angegliederten Fatigue Zentrums betreut. https://immunologie.charite.de | https://cfc.charite.de

Ihr Aufgabengebiet:

• Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle aller administra­tiven Vorgänge des Institutssekretariates, insbesondere Unterstützung der Institutsleitung im operativen Bereich
• Erledigung von Korrespondenzen in Deutsch und Englisch / Verwal­tung von Posteingang und -ausgang
• Planung, Koordination und Administration von Dienstreisen und Terminen
• Kommunikationszentrale für interne / externe sowie nationale / internationale Kontakte des Instituts
• Büromaterialbeschaffung und -verwaltung sowie Wartung der Bürogeräte
• Adressenverwaltung / Kontaktdatenbankpflege
• Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Instituts
• Mithilfe bei der dezentralen Personalverwaltung, insbesondere Koordi­nation der Arbeitszeiterfassung und der Urlaubsplanung
• Veranstaltungsmanagement bei nationalen und internationalen Veran­staltungen, Kongressen, Tagungen und Seminarreihen
• Budgetverwaltung und Kontrolle von universitären Forschungsmitteln und Spendenkonten
• Unterstützung des Antragsmanagements bei nationalen / internatio­nalen Fördermittelanträgen
• Führen von Sitzungsprotokollen

Ihr Profil:

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Europa- oder Fremd­sprachen­sekretär*in, Bürokauffrau*mann oder ähnliche Qualifikation
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute Schriftsprachkompetenzen
• Fähigkeit zum eigenständigen Arbeiten und "Mitdenken"
• strukturierte Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Gewissenhaftigkeit
• sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Kenntnisse im Projekt- und Veranstaltungsmanagement
• sehr gute Kenntnisse in MS Office
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit dem Betriebssystem SAP wünschenswert
• sicheres, zuvorkommendes und gepflegtes Auftreten sowie gute Umgangsformen
• freundliches, integratives und souveränes Auftreten, auch in Stresssituationen

KENNZIFFER: CC12-14.21

BEGINN: 01.07.2021

BESCHÄFTIGUNGSDAUER: unbefristet

ARBEITSZEIT: 39 Stunden / Woche

VERGÜTUNG: Entgeltgruppe 8 gem. Tarifvertrag – TVöD VKA-K unter Berücksichtigung von Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen: www.charite.de/karriere/

Für Rückfragen steht Ihnen Prof. Dr. Carmen Scheibenbogen per E-Mail unter [email protected] zur Verfügung.

Bitte senden Sie sämtliche Bewerbungs­unterlagen, wie. z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden usw. unter Angabe der Kennziffer bis zum 20.06.21 an folgende Adresse: [email protected] Charité – Universitätsmedizin Berlin Prof. Dr. Carmen Scheibenbogen Institut für Med. Immunologie CVK Föhrerstr. 15 13353 Berlin

DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Gleich­zeitig wird eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungs­positionen angestrebt und dies bei gleich­wertiger Qualifikation im Rahmen der rechtlichen Möglich­keiten berück­sichtigt. Ebenso ausdrück­lich erwünscht sind Bewerbungen von Menschen mit Migrations­hintergrund. Schwer­behinderte Bewerbe­rinnen und Bewerber werden bei gleicher Quali­fika­tion bevorzugt. Ein erweitertes Führungs­zeugnis ist vorzulegen. Eventuell anfallende Reise­kosten können nicht erstattet werden.

DATENSCHUTZHINWEIS: Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungs­verfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z. B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten ge­spei­chert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z. B. Behörden) zur Wahrung be­rechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren zu, diese finden Sie hier.