Fremdsprachenassistent/in (m/w/d)

Erledigung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz; Führung von Telefonaten in deutscher und englischer Sprache; Betreuung ausländischer Besucher; Erstellung zweisprachiger Dokumentenvorlagen; Organisation wöchentlicher Arbeitstreffen;...

Das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik als ein Institut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. ist mit rund 1100 Mitarbeiter*innen in Garching bei München und Greifswald das größte Zentrum für Fusionsforschung in Europa. Die Wissenschaftler*innen unter­suchen die physikalischen Grundlagen für ein Fusionskraftwerk, das – ähnlich wie die Sonne – Energie aus der Verschmelzung leichter Atomkerne gewinnt. Die Forschung vollzieht sich in sieben experimentellen und theoretischen Projekten, die darauf abzielen, die Kernfusion zu einer unerschöpflichen und sicheren Energiequelle der Zukunft zu entwickeln.

Das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik in Garching sucht für das Project Support Office der Abteilung Drittmittel- und Projektbetreuung eine*n

Ihre Aufgaben / Ihr Aufgabengebiet

• Alle anfallenden Büro- und Sekretariatsaufgaben:
  • Erledigung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz
  • Führung von Telefonaten in deutscher und englischer Sprache
  • Betreuung ausländischer Besucher
  • Erstellung zweisprachiger Dokumentenvorlagen
  • Organisation wöchentlicher Arbeitstreffen
  • Protokollführung
  • Dokumentenverwaltung und -verteilung
  • Führen von Listen mit Teilnehmerinformationen
  • Änderungen bei geplanten Reisen / Aufenthalten / Kampagnenteilnahmen nachhalten und Aktualisierung des damit verbundenen Reisebudgets in der entsprechenden Software
• Auswertung von Daten und Informationen aus der IMS-Informationsmanagment-Software des EUROfusion-Konsortiums zur Teilnahme an Experimentkampagnen sowie Aufbereitung der Daten für die Task Force Leader in Excel
• Mitwirkung bei der jährlichen Berichterstattung und -planung in Abstimmung mit dem Project Management Office, strukturierte Ablage der Berichte im Dokumentenmanagementsystem und Nachverfolgung des Genehmigungsprozesses, Terminüberwachung im Reporting und Planungsprozess

Das bringen Sie mit

• Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) (Englisch) bzw. kaufmännische Ausbildung mit Nachweis englischer Sprachkenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office, insbesondere MS Excel
• Fundierte Erfahrung im Bereich Sekretariat, Assistenz bzw. Sachbearbeitung
• Gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgeprägte Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten

Wir bieten

• Eine interessante Tätigkeit an einem der größten Forschungsinstitute für Fusionsforschung
• Individuelle Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitsystems
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Familienservice und Kinderbetreuungsmöglichkeiten am Betriebsgelände
• Weitere Sozialleistungen (z.B. vermögenswirksame Leistungen, vergünstigte MVV-Jobtickets)

Die Stelle ist befristet bis zum 31.12.2025. Die Vergütung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Qualifikation bis zur Entgeltgruppe 8 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).

Das IPP hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Das IPP will den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Informationen zum Umgang mit Ihren Daten und Ihre dies­bezüglichen Rechte finden Sie auf unserer Webseite unter www.ipp.mpg.de/datenschutz-bewerbung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre voll­ständige Online-Bewerbung bis zum 06.06.2021.