Mitarbeiter für das Sekretariat im Akademischen Auslandsamt (m/w/d)

Die Pädagogische Hochschule Karlsruhe ist eine bildungswissenschaftliche Hochschule mit rund 3.600 Studierenden und einem breiten Angebotsprofil an Lehrerbildungsstudiengängen sowie Bachelor- und
Masterstudiengängen zu außerschulischen Bildungsbereichen.

Wir suchen zum 1. September 2022 eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter für das Sekretariat im

Akademischen Auslandsamt (m/w/d) Entgeltgruppe EG 6 TV-L
Kennziffer 35/2022

Es handelt sich um eine unbefristete Halbtagsstelle (19,75 Wochenstunden) mit mind. 4 Arbeitstagen.

Das Akademische Auslandsamt betreut internationale Studierende und Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen sowie Studierende und Lehrende der Pädagogischen Hochschule bei der Organisation und Durchführung eines Auslandsaufenthalts.

Das vielseitige und interessante Aufgabengebiet der Stelle umfasst:

• Übernahme von allgemeinen Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben im Auslandsamt
• Kommunikation in englischer Sprache (mündlich und schriftlich) mit ausländischen Partnerhochschulen, Studierenden sowie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler
• Unterstützung bei der administrativen Abwicklung von Austausch- und Stipendienprogrammen
• Betreuung von internationalen Studierenden bei administrativen Angelegenheiten im Rahmen eines Auslandssemesters in Karlsruhe
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Auslandsamts und bei Besuchen ausländischer Gäste
• Erledigung schriftlicher und telefonischer Anfragen und Abwicklung des allgemeinen Publikumsverkehrs im Akademischen Auslandsamt sowie während der Dienstzeiten im Studien-Service-Zentrum unserer Hochschule
• Aktualisierung von Informationsmaterialien und Web-Inhalten des Auslandsamts

Wir erwarten, neben Deutschkenntnissen auf muttersprachlichem Niveau, sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch und idealerweise einer weiteren modernen Fremdsprache. Hohe kommunikative Kompetenz, Flexibilität sowie selbständiges serviceorientiertes Arbeiten sollte Sie ebenso auszeichnen wie nachweisebare interkulturelle Kompetenz.

Weitere Voraussetzungen sind eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, Sekretariatserfahrung sowie Organisationsgeschick. Der Umgang mit moderner Bürokommunikation, insbesondere den MS-OFFICE-Anwendungen, sollte selbstverständlich sein. Weitere EDV-Anwenderkenntnisse, insbesondere Erfahrungen im Bereich von Datenbanken, sind von Vorteil bzw. wir erwarten die Bereitschaft, sich hier schnell in die erforderlichen Programme einzuarbeiten.