Projektkoordinator/in (m/w/d)

Unterstützung des Institutsdirektors in administrativen und organisatorischen Aufgaben; Kommunikation mit Politik- und Medienvertretern; Zuarbeit zum Projektmanagement; Administration und Koordination aller anfallender Sekretariatsaufgaben;...

Arbeitszeit­modelle – vielfäl­tig und flexi­bel

Betriebliche Alters­vor­sorge – abge­sichert und zukunfts­orien­tiert

Firmen­ticket – ver­günstigt zum Arbeits­platz

Gesundheits­angebote – Sport, Fit­ness und Präven­tion

Aus-, Fort- und Weiter­bildung – Quali­fika­tion nach Maß in der inter­nen Gesundheits­aka­demie

Personal­ent­wick­lung – Unter­stützung auf dem persön­lichen Karriere­weg

Vereinbarkeit von Beruf & Familie – zerti­fiziert als familien­gerech­tes Unter­nehmen seit 2007

Internatio­nali­tät und Diver­sity – Charta der Viel­falt

Tarif­verträge – attrak­tives Gehalt mit regel­mäßi­gen Ent­gelt­stei­gerun­gen sowie ver­bind­liche Rahmen­bedin­gun­gen

DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN
ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Uni­versitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als mo­dernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Institut für Virologie

Charité Campus Mitte

Das Institut für Virologie der Charité – Universitätsmedizin Berlin (Direktor: Prof. Drosten) hat ca. 90 Mitarbeitende, teils aus dem internationalen Raum. Das Institut widmet sich schwerpunktmäßig der Erforschung von Viren und Viruskrankheiten. Es ist zudem in die Lehre eingebunden und beherbergt zwei Konsiliarlabore (Coronaviren und Hantaviren). Die Projektkoordination unterstützt die Arbeiten des Direktors und des gesamten Instituts. Das administrative Team des Instituts besteht derzeit aus einer Assistentin und einer wissen­schaftlichen Koordinatorin. Wir bieten viel eigenen Gestaltungsspielraum bei der Arbeitsorganisation, ein internationales Team, viel Abwechslung und nette Arbeitsatmosphäre.

Ihr Aufgabengebiet:

• Unterstützung des Institutsdirektors in administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Kommunikation mit Politik- und Medienvertretern
• Zuarbeit zum Projektmanagement
• Administration und Koordination aller anfallender Sekretariats­aufgaben
• Personalmanagement: Unterstützung von Einstellungen von Mitarbeitern/-innen und studentischen Hilfskräften, eigen­verant­wortliches und zweisprachiges „Onboarding“ neuer Mitarbeitender
• Personalsachbearbeitung: Administration, Verwaltung und Doku­mentation aller anfallenden Personalangelegenheiten
• Personalplanung und Urlaubsplanung (PEP, als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung)
• Ankündigung und Umsetzung von Mitarbeiterschutz (z. B. Arbeits­schutz, Arbeitsmedizinische Untersuchungen) und Coronatest-Strategie der Charité (zweisprachig)
• Selbstständige Vor- und Nachbearbeitung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen
• Selbstständige organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen
• Selbstständige Materialbeschaffung, Waren- und Rechnungsprüfung (SRM/SAP)
• Unterstützung der Organisation der Lehre
• Pflege des Internet- und Intranetauftritts des Institutes (TYPO3)
• Qualitätsmanagement: Dokumentation und kontinuierliche Anpassung von standardisierten Arbeitsabläufen (SOPs)

Ihr Profil:

• Ausbildung als Chef-Sekretär:in, Bürokaufmann/-frau, Fremd­sprachen­sekretär:in oder Ausbildung / Bachelor in Verwaltungs­management oder vergleichbar
• Spezielle Kenntnisse in und verlässliche Anwendung von Büro­soft­ware, Kommunikationssoftware und Website-Pflege (MS Office (v. a. Word und Outlook), Office 365, SAP, Typo 3, Teams)
• Fundierte Kenntnisse im Förderwesen und Erfahrung im universitären Arbeitsumfeld
• Erfahrung in der Verwaltung von Projekten und interdisziplinären Projektkooperationen
• Fließend und verhandlungssicher in Wort und Schrift auf Deutsch und Englisch (Institutssprache ist Englisch, Charité-Sprache ist Deutsch)
• Herausragende Kommunikationsfähigkeiten
• Fehlerlose Rechtschreibung, Professionalität am Telefon
• Interkulturelle Kompetenz und Interesse an vielen unterschiedlichen Menschen
• Ausgesprochen hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Eigenmotivation
• Sehr gute Selbstorganisation und Strukturiertheit
• Hohe Souveränität, Integrität, Verlässlichkeit und Verschwiegenheit

Ihnen macht es Spaß, in einem großen Institut mit vielen Menschen zahlreiche Aufgaben gleichzeitig zu managen und immer wieder etwas Neues zu erleben? Dann sind Sie bei uns richtig!

KENNZIFFER:
CC05-01.22

BEGINN:
ab sofort

BESCHÄFTIGUNGSDAUER:
unbefristet

ARBEITSZEIT:
39 Stunden / Woche

VERGÜTUNG:
Entgeltgruppe E9B
gem. Tarifvertrag TVöD/VKA-K unter Berücksichtigung von Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen: www.charite.de/karriere/

Bewerbungen sind ausschließlich per E-Mail mit einem Anschreiben, Lebenslauf und Abschlusszeugnissen sowie Arbeitszeugnissen (je als PDF / Bilddatei) unter Angabe der Kennziffer bis zum 18.04.2022 an folgende Adresse zu richten:

[email protected]

DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN
trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Gleich­zeitig wird eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungs­positionen angestrebt und dies bei gleich­wertiger Qualifikation im Rahmen der rechtlichen Möglich­keiten berück­sichtigt. Ebenso ausdrück­lich erwünscht sind Bewerbungen von Menschen mit Migrations­hintergrund. Schwer­behinderte Bewerbe­rinnen und Bewerber werden bei gleicher Quali­fika­tion bevorzugt. Ein erweitertes Führungs­zeugnis ist vorzulegen. Eventuell anfallende Reise­kosten können nicht erstattet werden.

DATENSCHUTZHINWEIS: Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungs­verfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z. B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten ge­spei­chert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z. B. Behörden) zur Wahrung be­rechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren zu, diese finden Sie hier.