Referatsassistenz (m/w/d) für das Vorzimmer

Vorzimmertätigkeiten (d.h. Zu- und Sachbearbeitung) für die Referatsleitung in Form von Terminorganisation und -verwaltung, Raumbuchung, Cateringbestellungen und die Vorbereitung von Besprechungen;...

Im Bezirk Oberbayern setzen sich mehr als 1.250 Mit­arbeitende für die sozialen, gesundheit­lichen, bildungs­politischen und kultu­rellen Belange von über vier Millionen Men­schen ein. Sie kümmern sich z.B. um Unterstützungs­bedarfe, um den Betrieb von Gesundheits­einrichtungen, um Förder- und Berufs­schulen, Kultur- und Heimat­pflege sowie um Umwelt­fragen. Das eröffnet spannende Perspek­tiven in den unter­schiedlichsten Bereichen.

Die Sozialverwaltung des Bezirks Oberbayern sucht eine

Kennziffer (2021/24001-3)

in Vollzeit. Im Rahmen des Job- und Desk­sharings ist die Stelle grund­sätzlich teilzeitfähig.

Zu Ihren spannenden Aufgaben zählen:

Vorzimmertätigkeiten (d.h. Zu- und Sachbearbeitung) für die Referats­leitung in Form von Termin­organisation und -verwaltung, Raumbuchung, Cateringbestellungen und die Vorbereitung von Besprechungen. Auch die Protokoll­führung und -auswertung sowie Mitwirkung im Beschwerde­management sind wesentliche Bestandteile Ihrer Aufgaben.

Sie verantworten das Fortbildungs- und Dienstreise­management des Referats. Daneben behalten Sie den Überblick bei der Budget­überwachung und -auswertung. Sie erstellen Auszahlungs­anordnungen, verwalten die Daten im Bereich der elektronischen Zeit­erfassung und wirken bei der sonstigen Organisation des Referats­büros mit. Dabei führen Sie selbst­ständig Statistiken und Wieder­vorlagen und vertreten die weitere Referats­assistenz bei Abwesenheit, Krank­heit oder Urlaub.

Als erster Ansprech­partner (m/w/d) übernehmen Sie den Empfang, die Betreu­ung und gegebenen­falls die Koordination von internen sowie externen Besuchen der Referatsleitung.

Und das bringen Sie mit:

• erfolgreiche Ausbildung / erfolgreicher Abschluss:
  • in der 2. Qualifikationsebene – Fachlaufbahn Verwal­tung und Finanzen oder
  • zum Verwaltungs­fachangestellte/n VFA-K (Fachbereich Kommunalverwaltung) oder
  • des Beschäftigten­lehrgangs I oder
  • zum Kaufmann (m/w/d) für Büro­management mit mehrjähriger Berufs­erfahrung
    • im Aufgabenbereich eines Sekretariats / Vorzimmers bzw. in der Assistenz und
    • in der Protokollführung
• Kommunikations­fähigkeit, auch in schwierigen Situationen
• Organisations- und Teamfähigkeit
• Verantwortungsbewusstsein
• zeitliche Flexibilität und Stressbelastbarkeit
• kunden- und service­orientiertes Handeln
• fundierte EDV-Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook, Teams, OneNote)

Unser Angebot für Sie:

• ein gutes Betriebsklima und eine wert­schätzende Führungskultur
• eine klare und strukturierte Heran­führung an Ihre neue, verantwortungsvolle Tätig­keit mit individueller Unterstützung
• gute interne und externe Fortbildungs­möglichkeiten, die Sie in Ihrem Arbeits­alltag fachlich begleiten und unterstützen sowie Ihre persön­lichen Potenziale zukunfts­orientiert stärken
• flexible Arbeitszeiten
• ein Arbeitsplatz im Zentrum von München mit guter Anbin­dung an die öffentlichen Verkehrs­mittel sowie die Möglichkeit eines Job­tickets für Bahn und MVG
• eine eigene Kantine
• In der Phase der Wohnungssuche können wir Sie mit Übergangs­lösungen unterstützen. Darüber hinaus besitzt der Bezirk Oberbayern zahl­reiche Wohnungen, auf die Sie sich als künftiger Mit­arbeiter (m/w/d) bewerben können.
• die Möglichkeit der Kinderbetreuung in der bezirkseigenen Kindertages­stätte
• Vergütung / Besoldung nach EG 8 TVöD-VKA

Wir freuen uns auf Ihre aussage­kräftigen Bewerbungs­unterlagen, die Sie uns bitte bis zum 02.05.2021 per E-Mail ([email protected]) oder bevorzugt über unser Online-Portal zukommen lassen. Selbstverständlich ist eine Bewerbung auch auf dem Postweg unter Angabe der oben genannten Kennziffer möglich.

Für inhaltliche Rück­fragen können Sie sich gerne an Frau Cescolini (Tel.: 089 2198-24001, E-Mail: [email protected]) wenden. Bei Fragen zum Bewerbungs­verfahren steht Ihnen Frau Wenzel (Tel.: 089 2198-14109, E-Mail: [email protected]) gerne zur Verfügung.

Im Rahmen der Umsetzung der Daten­schutz­grundverordnung (DSGVO) möchten wir Sie über unseren Umgang mit den Informa­tions­pflichten bei der Erhebung von Daten bei der betroffenen Person (Art. 13 DSGVO) mittels folgendem Link auf­klären: https://www.bezirk-oberbayern.de/Bewerber-Datenschutz.

Der Bezirk Oberbayern ist viel­fältig, genauso wie seine Mit­arbeitenden. Daher begrüßen wir Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von deren Her­kunft, Hautfarbe, Religion und sexu­eller Orientierung. Schwer­behinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eig­nung bevorzugt.

BEZIRK OBERBAYERN Personalreferat, Madeline Steppich 80535 München [email protected]