Sachbearbeiter Veranstaltungsmanagement der Hamburgischen Bürgerschaft (m/w/d)

Vorbereitung, Abstimmung, Durchführung und Betreuung sowie formale Weiterentwicklung, Dokumentation und Evaluation von Veranstaltungen;...

Sachbearbeitung Veranstaltungsmanagement der Hamburgischen Bürgerschaft (m/w/d)

befristet bis zum 31. Dezember 2022

Vollzeit/Teilzeit

Entgeltgruppe 11 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)

Wir über uns

Die Bürgerschaftskanzlei ist die Verwaltung der Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg. Als Parlamentsverwaltung ist sie insbesondere zuständig für die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der Bürgerschaft und ihrer Ausschüsse sowie für die Unterstützung der Abgeordneten und Fraktionen bei der Durchführung der parlamentarischen Arbeit.

Der Stabsbereich Protokoll, Projekte und Veranstaltungen ist zuständig für die diplomatischen und konsularischen Angelegenheiten der Bürgerschaft. Das Protokoll arrangiert den Ablauf von Besuchen offizieller Gäste, ist verantwortlich für Delegationsreisen der Bürgerschaft und Empfänge sowie die Termine des Präsidiums. Der Fahrdienst stellt die Mobilität des Präsidiums und der Fraktionsvorsitzenden sicher. Der Stabsbereich organisiert darüber hinaus Projekte und Veranstaltungen der Bürgerschaft – von szenischen Lesungen über Festakte bis hin zu Schulbesuchen von Abgeordneten und Planspielen im Rathaus. Weiterhin konzipiert der Bereich spezielle Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit wie das Hörspiel- und Buchformat „Die Alster-Detektive“. Er betreut zudem Besucherinnen und Besucher des Parlaments bei Plenarsitzungen und im Rahmen von Kinderrathausführungen.

Ihre Aufgaben

• Vorbereitung, Abstimmung, Durchführung und Betreuung sowie formale Weiterentwicklung, Dokumentation und Evaluation von Veranstaltungen
• Vorbereitung von veranstaltungsrelevanten Unterlagen wie beispielsweise Einladungskategorien, Einladungen, Anschreiben, Informationshinweisen, internen Ablaufplänen und -informationen sowie Placementvorschlägen
• Einholen und Aufbereiten von Angeboten von Dienstleistern, Koordination und Kontrolle der beteiligten Akteure sowie Einweisung und Beaufsichtigung der Dienstleister
• Schnittstelle bei internen und externen Abstimmungsprozessen, Vertretung der Sachbearbeiterin Projektmanagement sowie Assistenz im Stabsbereich

Ihr Profil

Konstitutive Voraussetzungen

• Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig) einer kommunikations- oder geisteswissenschaftlich ausgerichteten Studienfachrichtung
• mindestens zweijährige Berufserfahrung und entsprechende Kenntnisse im Bereich Veranstaltungsmanagement bezüglich der Organisation und Begleitung von Veranstaltungen, die auch eine Größenordnung von mehr als 100 Teilnehmerinnen und Teilnehmern aufwiesen sowie die Betreuung mehrerer Gewerke durch Sie erforderten

Vorteilhaft

• Von besonderer Relevanz ist die Fähigkeit zur Durchführung thematischer Recherchen und zum Verfassen wissenschaftlicher sowie veranstaltungsbezogener Texte.
• Eigenständige, systematische und lösungsorientierte Arbeitsweise bei komplexen Projekten mit sich ständig verändernden Rahmenbedingungen sowie starke Belastbarkeit auch unter Zeitdruck und ggf. an Abenden und Wochenenden,
• Organisationstalent und ausgeprägte Fähigkeit im Projekt- und Zeitmanagement sowie zu wirtschaftlichem Handeln,
• Kommunikationsfähigkeit und Flexibilität in der Zusammenarbeit mit Partnerinnen und Partnern sowie im internen Team.

Unser Angebot:

• bis zum 31.12.2022 befristeter Arbeitsplatz in einem interessanten und abwechslungsreichen Umfeld, in der Schmiedestraße 2 in Hamburgs City schnellstmöglich zu besetzen
• Bezahlung nach Entgeltgruppe 11 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeit
• eine offene Arbeits- und Teamkultur, in der Wert auf Ihre fachliche und persönliche Fort- und Weiterbildung gelegt wird
• 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Angebote zur Gesundheitsförderung
• Sonderkonditionen in ausgewählten Sport- und Fitnessclubs

Ihre Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 15.10.2021.

Bitte übersenden Sie uns folgende Dokumente:

• Anschreiben
• tabellarischer Lebenslauf
• Nachweise der geforderten Qualifikation
• aktuelle Beurteilung bzw. aktuelles Zeugnis (siehe Hinweis zum Bewerbungs- und Auswahlverfahren)
• für die Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Auswahlverfahren einen Nachweis
• Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes)

Ihre vollständige Bewerbung senden Sie uns

bitte ausschließlich per E-Mail
in einer Datei im PDF-Format an:
[email protected]
Betreff: Ausschreibung - P230 -

Weitere Informationen:

Fragen zu der ausgeschriebenen Position beantworten Ihnen gerne

Fachliche Fragen:
Herr Marco Wiesner (Leiter Stabsstelle Protokoll, Projekte und Veranstaltungen)
Tel.: 040/428 31 2406

E.Mail: [email protected]

Allgemeine Fragen:
Herr Peter Tietjens (Leiter Allgemeine Verwaltung)
Tel.: 040 428 31 1319

E-Mail: [email protected]

Hinweise:

Der Vergleich der Bewerberinnen und Bewerber erfolgt vorrangig aufgrund dienstlicher Beurteilungen bzw. von Arbeitszeugnissen. Deren Vergleichbarkeit setzt eine hinreichende Aktualität voraus. Bitte prüfen Sie daher, ob Ihre letzte Beurteilung bzw. Ihr letztes Arbeitszeugnis noch ein zutreffendes Bild über Ihre Tätigkeit und Leistungen enthält und beantragen Sie gegebenenfalls eine neue Anlassbeurteilung bzw. ein neues Arbeitszeugnis. Liegt Ihre letzte Beurteilung länger als drei Jahre zurück, ist in jedem Fall eine neue Beurteilung aus Anlass der Bewerbung bzw. die Erstellung eines neuen Arbeitszeugnisses erforderlich. Bewerberinnen und Bewerber müssen jedenfalls - und sei es auf anderem Wege - Aufschluss über ihre Eignung, Befähigung und fachliche Leistung geben. Die Einbeziehung in das Auswahlverfahren ohne die erforderlichen Beurteilungen bzw. Zeugnisse ist grundsätzlich nicht möglich. Sie müssen daher mit der Bewerbung vorliegen bzw. zeitnah vorgelegt werden.

Sollten Sie entgegen unserem Wunsch Ihre Bewerbung doch in Papierform übersandt haben, würden Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen von der Bürgerschaftskanzlei grundsätzlich nicht zurückgereicht werden, es sei denn, Sie hätten einen ausreichend frankierten und adressierten Rückumschlag beigefügt. Im anderen Fall würden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens Ihre Unterlagen gemäß datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet werden. Bitte reichen Sie daher keine Originale ein.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion / Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Die Freie und Hansestadt Hamburg fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. In dem Bereich, für den diese Stelle ausgeschrieben wird, sind Männer unterrepräsentiert im Sinne von § 3 Abs. 1 Hamburgisches Gleichstellungsgesetz (HmbGleiG). Wir fordern Männer daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Bewerberinnen und Bewerbern gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Für die Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Auswahlverfahren bedarf es eines Nachweises.

Weiterführende Links:

• Ihr Arbeitgeber Freie und Hansestadt Hamburg
• Entgelttabellen TV-L

Bitte nehmen Sie die

• Informationen zum Datenschutz bei Auswahlverfahren

zur Kenntnis.