Sekretär / Assistent (m/w/d)

Planung, Organisation, Koordination und Überwachung von Terminen; Organisation von Dienstreisen inklusive der Vorbereitung der Abrechnung;...

Sekretär / Assistent (m/w/d)

Spitzenforschung
für eine Welt im Wandel

Sekretär / Assistent (m/w/d) für den wissenschaftlichen Geschäftsführer

Referenzcode: 50075367_2 – 2022/GW 1
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Arbeitsort: Geesthacht (bei Hamburg)
Bewerbungsfrist: 16.02.2022

Für das Sekretariat der wissenschaftlichen Geschäftsführung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt – unbefristet – einen Sekretär/Assistenten (m/w/d). Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen, jedoch grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Ihre Aufgaben

• administrative und organisatorische Abwicklung des Tagesgeschäfts im Geschäftsführungsbüro
• Planung, Organisation, Koordination und Überwachung von Terminen
• Organisation von Dienstreisen inklusive der Vorbereitung der Abrechnung
• selbstständige Abwicklung der Korrespondenz und des E-Mail-Verkehrs
• Verantwortung der überwiegend elektronischen Aktenführung, Ablage und Wiedervorlage
• Vorbereitung, Organisation und Koordination von Sitzungen und Veranstaltungen inkl. der Besucherbetreuung
• Übernahme von Assistenzaufgaben, wie die Erstellung von Berichten, Skripten und Protokollen, auch in englischer Sprache
• Vorbereitung von Sitzungsunterlagen einschließlich professioneller Erstellung von Präsentationsunterlagen
• Kommunikation sowohl mit den wissenschaftlichen Instituten, der Administration und den Infrastruktureinheiten des Hereon als auch mit den Stakeholdern des Forschungszentrums

Ihr Profil

• Sie besitzen eine kaufmännische Ausbildung als Bürokaufmann (m/w/d) oder eine Weiterbildung als geprüfter Office Manager (m/w/d), Büroassistenz (m/w/d)
• Sie verfügen bereits über Berufserfahrung in ähnlicher Position oder möchten in das Berufsleben starten
• Sie haben einen proaktiven, systematischen, strukturierten und auch unter hoher Belastung verlässlichen Arbeitsstil, bei dem Sie stets freundlich und verbindlich sind
• Mitdenken und Eigeninitiative sind für Sie ebenso wichtig wie Teamgeist, Loyalität und Zuverlässigkeit
• Sie verfügen über ausgezeichnete Umgangsformen, eine große Kommunikationsstärke und Aufgeschlossenheit
• Sie sind sicher im Umgang mit Microsoft-Office-Programmen und beherrschen die deutsche und englische Sprache in Wort und Schrift exzellent

Wir bieten Ihnen

• ein internationales Umfeld mit etwa 1.100 Kolleginnen und Kollegen aus mehr als 50 Nationen
• tarifliche Leistungen in Anlehnung an den TVöD
• hervorragende technische Infrastruktur und moderne Arbeitsplatzausstattung
• vielfältige Möglichkeiten der Weiterbildung
• flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit der Mobilen Arbeit
• kostenloses Employee Assistance Program (EAP)
• Kinderbetreuungsangebote
• Kantine am Standort Geesthacht

Helmholtz-Zentrum Hereon

Das Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzen­forschung für eine Welt im Wandel: Rund 1.100 Beschäftigte leisten ihren Beitrag zur Bewälti­gung des Klimawandels, der nachhaltigen Nutzung der welt­weiten Küstensysteme und der ressourcenverträglichen Steige­rung der Lebensqualität. Vom grundlegenden Verständnis bis hin zur praxisnahen Anwen­dung deckt das interdisziplinäre Forschungsspektrum eine einzig­artige Bandbreite ab.

Wissenschaftlicher Geschäfts­bereich

Die Wissenschaftliche Geschäftsführung ist für das Wissenschaftsmanagement sowie die Kommunikation nach innen und außen verantwortlich. Die Fachbereiche Forschungskoordination sowie Programmplanung und -controlling und die Stabsabteilungen Innovation und Transfer sowie Kommunikation und Medien leisten einen wesentlichen Beitrag zum Gesamterfolg des Zentrums.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungs­unterlagen unter Angabe der Kennziffer 2022/GW 1.

Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Männer ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben.

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Max-Planck-Straße 1
21502 Geesthacht
www.hereon.de