Sekretär/in (m/w/d)

Selbstständiges Führen der beiden Sekretariate der Fachbereiche 8.3 und 8.7; allg. Bürotätigkeiten (Terminverwaltung und -verfolgung, Ablage und Postbearbeitung, Dienstreiseorganisation); Vor- und Nachbereitungstätigkeiten im Rahmen von;...

Gesucht wird zur Verstärkung unserer Teams in den Fachbereichen „Radiologische Verfahren“ in Berlin-Steglitz und "Thermografische Verfahren" in Berlin-Adlershof zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*e

Entgeltgruppe 5 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit / teilzeitgeeignet

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.

Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden!

Ihre Aufgaben:

• Selbstständiges Führen der beiden Sekretariate der Fachbereiche 8.3 und 8.7
• Allg. Bürotätigkeiten (Terminverwaltung und -verfolgung, Ablage und Postbearbeitung, Dienstreiseorganisation)
• Vor- und Nachbereitungstätigkeiten im Rahmen von Personalauswahlverfahren
• Bearbeitung fachbezogener Kundenanfragen und Auftragsbearbeitung von Dienstleistungs­vorgängen
• Selbstständige Erstellung von Korrespondenz und Protokollen in deutscher und englischer Sprache
• Mitarbeit bei der Erstellung von Broschüren, Handzetteln, Betriebsanweisungen, Postern
• Arbeit mit ERP-System (Dienstreise-, Beschaffung- und Einnahmevorgänge, Personal­bedarfsmeldungen)
• Pflege und Verwaltung von Datenbanken (z. B. OPUS) und von Wikis der Fachbereiche und Abteilung
• Vor- / Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, auch von Webkonferenzen; Besucherbetreuung (national / international)

Ihre Qualifikationen:

• Eine mit mindestens befriedigend abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
• Sicherer Umgang mit den MS Office-Programmen, vor allem Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook
• Sicherer Umgang mit Software für Webkonferenzen
• Erfahrungen mit Dokumentenmanagementsystemen und mit einem ERP-System
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Gute Englischkenntnisse
• Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement
• Wünschenswert sind Erfahrungen in der Projektassistenz
• Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
• Strukturierte und proaktive Arbeitsweise (Ansprechpartner*in für bis zu 40 Mitarbeiter*innen)
• Sicheres und souveränes Auftreten, hohes Maß an Teamfähigkeit
• Hohe Flexibilität, Einsatzbereitschaft, Organisationsvermögen und Belastbarkeit

Unsere Leistungen:

• Interdisziplinäre Forschung an der Schnittstelle zu Politik, Wirtschaft und Gesellschaft
• Arbeit in nationalen und internationalen Netzwerken mit Universitäten, Forschungseinrichtungen und Industrieunternehmen
• Hervorragende Ausstattung und Infrastruktur
• Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis zum 28.02.2022. Alternativ können Sie Ihre Bewerbung zur Kennziffer 23/22-8.3 auch per Post an folgende Anschrift senden:

Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Referat Z.3 - Personal
Unter den Eichen 87
12205 Berlin
www.bam.de

Fachliche Fragen zu dieser Position beantworten Ihnen gerne Frau Dr. Waske unter der Telefon­nummer +49 30 8104-1830 bzw. per E-Mail unter [email protected] sowie Herr Dr. Ziegler unter der Telefonnummer +49 30 8104-4184 bzw. per E-Mail unter [email protected].

Die BAM verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen begrüßen wir daher besonders. Darüber hinaus unterstützt die BAM die Eingliederung schwerbehinderter Menschen und begrüßt daher ausdrücklich auch deren Bewerbungen. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungs­voraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung der Bewerbungsunterlagen. Anerkannt schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus.

Die BAM ist seit 2015 als familien- und lebensphasenbewusste Arbeitgeberin durch das „audit berufundfamilie” zertifiziert und unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.