Teamassistenz (w/m/d) / Sekretariat am Institut für Beschleuniger des HZB

Eigenverantwortliche Abwicklung der administrativen und organisatorischen Vorgänge sowie Dokumentation, Dokumentenpflege und Ablage; Begleitung und Koordination von Personalangelegenheiten, inklusive Onboarding- und Offboarding-Vorgängen;...

Teamassistenz (w/m/d) / Sekretariat
am Institut für Beschleuniger des HZB

Kennziffer: BE 2021/15

Am Helmholtz-Zentrum Berlin erforschen wir kom­plexe Material­systeme für eine umwelt­freundliche und nachhaltige Energie­versorgung der Zukunft und stellen mit der Synchrotron­strahlungs­quelle BESSY II ein Großgerät für Forschende und Industrie aus aller Welt zur Verfügung. Weiter betreibt das HZB die Metrology Light Source in enger Kooperation mit der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt. Das Institut für Beschleuniger – Betrieb, Entwicklung und Tech­no­logie verantwortet den Betrieb und die konti­nuier­liche Weiterent­wicklung von BESSY II und der MLS, um den Forschenden optimale Bedingungen und neue Mög­lich­keiten der Nutzung zur Verfügung zu stellen. Mehr als 100 Techniker*innen, Ingenieur*innen und Wissen­schaftler*innen arbeiten in einem kreativen und wertschätzenden Umfeld, um einen zuverlässigen Betrieb und qualitativ hochwer­tigen For­schungs­betrieb für mehr als 5000 Stunden pro Jahr zu gewähr­leisten. Darüber hinaus forschen wir für die Ent­wicklung neuer Technologien, Metho­den und Konzepte der Beschleuniger­wissen­schaft und entwickeln Designkonzepte für die geplanten Nach­folge­quellen BESSY III und MLS2.

Für die Unterstützung der Arbeit des Instituts suchen wir eine enga­gierte Team­assistenz mit sehr guten deutschen und eng­lischen Sprachkenntnissen, die in einem diversen und inter­nationalen Umfeld effizient und kreativ die vielfältigen adminis­tra­tiven und orga­ni­satorischen Prozesse begleitet, die notwendig sind, um die Aufgaben des Instituts zu bewältigen. Dabei arbeiten Sie direkt dem Instituts­leiter zu und betreuen ca. 20 Wissen­schaftler*innen aus zwei Abteilungen.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Abwicklung der adminis­trativen und organisatorischen Vorgänge sowie Dokumentation, Dokumen­tenpflege und Ablage
• Begleitung und Koordination von Personal­angelegenheiten, inklusive Onboarding- und Offboarding-Vorgängen, in einem internationalen Umfeld
• Korrespondenz auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, inklusive Über­setzung und Erstellung von Präsentationsfolien und sonstigen Druck­materia­lien und Pflege der Webseiten des Instituts
• Qualitätskontrolle von Dokumenten, Bearbeitung der Post, Termin­koordination und Dienst­reise­management
• Organisation, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Mee­tings und Workshops, Betreuung von Gästen des Instituts
• Pflege der Statistikdatenbanken zur Erfassung von Publika­tio­nen, Abschluss­arbeiten, Vorträgen, Gästen und Kollabo­ra­tionen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Aus­bildung zur Fremdsprachen­sekretär*in oder ver­gleichbarer Abschluss
• Verhandlungssichere deutsche und englische Sprach­­kennt­nisse (mindestens B2-Niveau)
• Berufserfahrung im Sekretariats- und Assistenz­bereich
• Selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägte Organi­sations­fähigkeit
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürokommuni­kationssoftware, wie MS Office (Word, Outlook, PowerPoint, Excel)
• Kenntnisse von Content-Management-Systemen und Erfahrung im Umgang mit SAP-gestützten Anwendungen für das Rechnungs- und Personal­wesen sind vorteilhaft.

Wir bieten Ihnen

• Sie werden Teil einer der größten außeruniver­si­tären Forschungs­einrichtung Berlins, die durch ihre Forschung und den zur Verfügung gestellten Groß­geräten zur Lösung drän­gen­­der Fragen unsere Gesellschaft beiträgt
• Eine anspruchsvolle und erfolgskritische Aufgabe in einem attrak­tiven Arbeits­umfeld
• Ein internationales, kollegiales und förderndes Arbeitsumfeld
• Sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch flex­ible Arbeitszeiten bei einer 39-Stunden-Woche und 30 Tagen Urlaub pro Jahr sowie die Möglich­keit zum mobilen Arbeiten
• Angebote für eine berufliche Weiterentwicklung durch interne und externe Fort­bildungs­angebote
• Umfangreiche Sozialleistungen, z. B. betriebliche Alters­vorsorge, betriebliches Gesund­heits­manage­ment, Betriebs­sport, Zuschuss zu einem VBB-Ticket etc.
• Und ein Team, dass sich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen freut!

Der Arbeitsvertrag ist über 24 Monate befristet. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffent­lichen Dienst (TVöD-Bund).

Eine unbefristete Weiterbeschäftigung ist jedoch grund­sätzlich möglich.

Wir bemühen uns, den Anteil an Mitarbeiterinnen zu erhöhen und freuen uns daher besonders über Bewerbungen von Frauen. Schwer­behinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungs­manage­ment­system bis zum 01.02.2022. Aus datenschutzrechtlichen Grün­den können wir Bewerbungen, die uns per E-Mail oder auf posta­lischem Weg erreichen, leider nicht im Bewer­bungs­verfahren berück­sichtigen.

Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH
Hahn-Meitner-Platz 1, 14109 Berlin
www.helmholtz-berlin.de

Das HZB erforscht und entwickelt Materialien für eine nachhaltige Energieversorgung der Zukunft. Dafür betreiben wir den Elektro­nen­speicherring BESSY II sowie mehrere Labore für die Material­forschung. BESSY II lockt mit einzigartigen Experimentier­mög­lich­keiten Nutzer*innen aus der ganzen Welt an. Das HZB gehört mit zirka 1.200 Mitarbeitenden zu den größten außeruniversitären Forschungs­zentren Berlins. Mehr unter: www.helmholtz-berlin.de

SCIENCE + CAREER + DIVERSITY = HZB

… ist die Erfolgsformel für unsere Personalpolitik. Wir bieten allen Beschäftigten umfassende interne und externe Weiterbildungs­möglic­hkeiten mit speziellen Programmen für den wissenschaft­lichen Nach­wuchs. Flexible Arbeitszeiten, Home­office und Telearbeit sind nur einige unserer Instrumente zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Das HZB sieht in seiner Diversität eine Voraus­setz­ung für erfolgreiche wissenschaft­liche Zusammenarbeit und einen Antrieb für Menschen mit unter­schied­lichsten Hintergründen.

WEITERE INFORMATIONEN:
Prof. Dr. Andreas Jankowiak
+49 30 8062-13508
[email protected]

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