Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Dich für die DB Netz AG als Technischer Sachbearbeiter für die Projektdokumentation und das Planlaufmanagement am Standort Berlin.
Deine Aufgaben:
- Dir obliegt die termin- und qualitätsgerechte Bearbeitung von Geschäftsvorgängen und Beantwortung interner und externer Anfragen
- Du bist verantwortlich für die Pflege von Aktenplan und SharePoint sowie die revisionssichere Dokumentenablage
- Zu Deinen Aufgaben gehört auch die Zusammenstellung und Übergabe der Bau-, Planungsakten sowie der kaufmännischen Projektakten entsprechend den mit dem Auftraggeber abgestimmten Vorgaben und unter Beachtung der geltenden Regelwerke der DB AG
- Die Dokumentation von Postein- und –ausgängen, inkl. Verteilung gemäß Vorgabe der Portfolio- und Projektleitung liegt in Deinem Verantwortungsbereich
- Du koordinierst alle Arbeitsschritte zur Erstellung der Projektdokumentation und bietest qualifizierte Unterstützung und Entlastung der Projektleitung in allgemeinen Angelegenheiten und bezüglich der Auftrags- und Wiedervorlage
- Das Mitwirken bei der Organisation von Besprechungen und bei der Vorbereitung von Schreiben, Standardberichtswesen, Präsentationen gehört genauso zu Deinen Aufgaben wie die Erstellung und Fortschreibung des Projekthandbuches
- Die Durchführung des physischen und digitalen Planlaufs inkl. Erarbeitung von Ablaufschemata und Planlauflisten sowie eine turnusmäßige Berichterstattung über den Stand der Einreichung und Genehmigung der Planunterlagen liegt in Deiner Verantwortung
- Du koordinierst die Planprüfleistungen und die Abwicklung der erforderlichen Prozesse nach VV BAU und VV BAU-STE sowie die termingerechte Bestandsplanrückführung
Dein Profil:
- Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung z.B. als Kaufmann für Bürokommunikation und hast bereits mehrere Jahre Berufserfahrung gesammelt
- Sehr gute Kenntnisse im Dokumentations-/ Archivwesen sowie Kenntnisse in den einschlägigen Richtlinien der DB AG (z.B. RiL 809, 813, 886) setzen wir voraus
- Gute konzeptionelle und systemische Kenntnisse (MS Office, iTWO, SAP, etc.) sowie aktuelles und praxisbezogenes Wissen zu den Funktionsweisen und Methoden des Projektmanagements sind für Dich selbstverständlich
- Sofern Du bereits Erfahrung mit dem Dokumentenmanagementsystem Doxis hast, bist Du bei uns genau richtig
- Eine erste Erfahrung im Planlaufmanagement (mit der EPLASS Software) ist wünschenswert genauso wie ein gutes betriebswirtschaftliches und technisches Verständnis
- Du zeichnest Dich aus durch eine hohe soziale Kompetenz, ausgeprägte Serviceorientierung und Dein verbindliches Auftreten
- Deine tägliche Arbeit ist geprägt durch ein hohes Organisationsgeschick sowie eine sehr strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise im Team
- Du hast eine gute Auffassungsgabe für komplexe Sachverhalte sowie eine hohe Flexibilität, Belastbarkeit und Stressresistenz
